Marketer-AI-Richtlinie

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka opisuje, jakie dane przetwarza Marketer AI, w jakich celach, jak długo je przechowujemy i jak je chronimy. Polityka obowiązuje od 13 października 2026 r.
2. Marketer AI to asystent AI dostępny w aplikacji Sembot. Wspiera użytkownika m.in. w tworzeniu kampanii reklamowych, ustalaniu celów i zarządzaniu feedami produktowymi.
3. Administratorem danych osobowych jest SEMBOT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rzeszowie (ul. Juliusza Słowackiego 24/1101, 35-060 Rzeszów), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000781855, NIP 8133810819, REGON 383103542 (dalej: „Sembot”). Kontakt: [email protected], tel. +48 17 789 1 333.
4. Sembot wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), Marcina Tomczaka. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można się z nim kontaktować pod adresem [email protected].
5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce zastosowanie mają Regulamin oraz Polityka prywatności Sembota dostępne pod adresem https://sembot.com/privacy.
6. Użyte w Polityce pojęcia oznaczają:
   1. Konto (workspace): wydzielone konto klienta w Sembocie, obejmujące jego projekty, dane i użytkowników.
   2. Użytkownik: osoba korzystająca z Marketera AI w ramach Konta.
   3. Rozmowa: wymiana wiadomości między Użytkownikiem a Marketerem AI wraz z przesłanymi plikami.
   4. Pamięć asystenta: krótkie podsumowania rozmów i ustalenia dotyczące Konta (np. cele kampanii), dzięki którym Marketer AI zachowuje kontekst między sesjami.

2. Jakie dane przetwarza Marketer AI

W związku z korzystaniem z Marketera AI zapisujemy:

1. Treść rozmów: wiadomości Użytkownika i odpowiedzi asystenta.
2. Pliki przesłane w trakcie rozmowy.
3. Pamięć asystenta: krótkie podsumowania rozmów i ustalenia dotyczące Konta.
4. Techniczne logi zdarzeń, np. rozpoczęcie sesji czy użycie narzędzia. Logi nie zawierają treści wiadomości.
5. Wyniki analizy jakości rozmów: podsumowania i oceny opisane w pkt 3.2.

W trakcie pracy Marketer AI odczytuje także dane Konta w Sembocie oraz dane z podłączonych kont reklamowych (zob. pkt 4). Dane te są odczytywane na potrzeby realizacji zadania Użytkownika i podlegają zasadom przechowywania obowiązującym w Sembocie oraz w tych systemach.

3. Cele przetwarzania

1. Świadczenie usługi. Dane przetwarzamy, aby Marketer AI mógł odpowiadać na wiadomości, wykonywać zadania na Koncie i zachowywać kontekst między sesjami. Historię rozmów przechowujemy, aby Użytkownik mógł do nich wracać.
2. Analiza jakości rozmów. Analizujemy rozmowy, aby ocenić, czy Marketer AI rozwiązał problem Użytkownika i jakie trudności napotkał. W tym celu tworzymy podsumowania rozmów i odpowiadamy na pytania o ich przebieg. Wyniki służą wyłącznie do wykrywania i usuwania błędów w działaniu Marketera AI.
   1. Analizę wykonuje automatycznie model AI. Obejmuje ona wszystkie rozmowy.
   2. Podstawą prawną analizy jest prawnie uzasadniony interes Sembota polegający na zapewnieniu jakości i prawidłowego działania Marketera AI (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Użytkownik jest informowany o analizie w niniejszej Polityce i może zgłosić sprzeciw wobec niej do IOD ([email protected]) na zasadach określonych w art. 21 RODO.
3. Bezpieczeństwo i utrzymanie. Logi techniczne i rejestr dostępu personelu służą do diagnostyki, utrzymania usługi i rozliczalności dostępu do danych.
4. Poza celami wskazanymi powyżej nie analizujemy rozmów i nie wykorzystujemy ich do innych celów, w szczególności marketingowych ani do trenowania modeli AI (zob. pkt 5).

Działania Marketera AI na Koncie. Marketer AI może wykonywać w Sembocie wszystkie działania dostępne dla Użytkownika, w tym tworzyć i zmieniać feedy produktowe oraz zarządzać nimi, a także pracować z kampaniami, celami i regułami. Każdą zmianę, np. utworzenie lub edycję feedu, kampanii, celu czy reguły, wprowadza wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika. Wszystkie działania, w tym odczyt danych, odbywają się w zakresie uprawnień Użytkownika.

4. Źródła danych

Marketer AI korzysta wyłącznie z trzech źródeł danych:

1. Kont reklamowych podłączonych przez klienta do Sembota: Google Ads (w tym Auction Insights, czyli porównanie z konkurentami w aukcjach), Microsoft Ads, Meta Ads i Merchant Center (w tym wskaźniki konkurencyjności cen) oraz inne połączone konta.
2. Danych klienta w Sembocie: produktów, feedów, reguł, zadań i bazy wiedzy projektu.
3. Publicznie dostępnych stron internetowych, które Marketer AI pobiera i analizuje na prośbę Użytkownika.

Marketer AI nie korzysta z płatnych baz danych o konkurencji od zewnętrznych dostawców ani z danych innych klientów Sembota.

5. Modele AI i trenowanie

1. Do generowania odpowiedzi Marketer AI korzysta z modeli AI zewnętrznych dostawców za pośrednictwem usługi OpenRouter. Treść zapytań jest przekazywana do modelu wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi.
2. Sembot nie trenuje ani nie dostraja modeli AI na danych klientów.
3. Na poziomie całej organizacji wymuszamy, że:
   1. zapytania mogą trafiać wyłącznie do dostawców, którzy nie wykorzystują danych do trenowania modeli;
   2. większość zapytań obsługują dostawcy działający w trybie Zero Data Retention, czyli nieprzechowujący treści zapytań ani odpowiedzi;
   3. pozostali dostawcy (Anthropic, OpenAI, Google), zgodnie ze swoimi warunkami korzystania z API, nie trenują modeli na danych klientów biznesowych.
4. Ochrona ta obowiązuje domyślnie dla wszystkich Użytkowników i nie wymaga żadnych ustawień.
5. Od trenowania modeli należy odróżnić analizę jakości rozmów opisaną w pkt 3.2. Jej wyniki służą do poprawiania działania Marketera AI, a nie do trenowania modeli.

6. Miejsce przechowywania i przekazywanie danych

1. Dane Marketera AI są przechowywane na infrastrukturze Sembota w centrach danych na terenie Unii Europejskiej.
2. W celu wygenerowania odpowiedzi treść zapytań jest przekazywana, za pośrednictwem OpenRouter, do dostawców modeli AI wskazanych w pkt 5.
3. Większość dostawców modeli AI nie ma centrów danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym, dlatego treść zapytań może być przetwarzana poza EOG (np. w USA). Dotyczy to wyłącznie treści przekazywanej do wygenerowania odpowiedzi. Historia rozmów, pliki i pamięć asystenta pozostają na infrastrukturze Sembota w UE. Większość zapytań obsługują dostawcy działający w trybie Zero Data Retention, którzy przetwarzają treść zapytania, ale jej nie przechowują.
4. Aktualna lista podmiotów przetwarzających dane w imieniu Sembota jest dostępna w Polityce prywatności.

7. Bezpieczeństwo i szyfrowanie

1. Każda sesja Marketera AI działa w osobnym, izolowanym kontenerze, który ma dostęp wyłącznie do danych danego Konta.
2. Dostęp do danych w Sembocie i na kontach reklamowych odbywa się wyłącznie w zakresie uprawnień zalogowanego Użytkownika. Uprawnienia są weryfikowane przy każdym wywołaniu.
3. Klucze dostępowe do systemów zewnętrznych, np. Google Ads, nie trafiają do środowiska asystenta.
4. Serwery działają w sieci prywatnej, a dostęp administracyjny jest ograniczony do upoważnionych osób.
5. Każdy odczyt treści rozmów przez personel Sembota jest rejestrowany (zob. pkt 9).
6. Szyfrowanie podczas przesyłania: cała transmisja między Użytkownikiem a Sembotem jest szyfrowana (HTTPS/TLS). Szyfrowane są także połączenia z dostawcami modeli AI.
7. Szyfrowanie podczas przechowywania: kopie zapasowe są szyfrowane.

8. Izolacja danych między Kontami

1. Dane jednego klienta nie są wykorzystywane przez Marketera AI na Koncie innego klienta.
2. Każde Konto ma osobne środowisko asystenta: osobne rozmowy, osobną pamięć i osobny, izolowany kontener dla każdej sesji.
3. Marketer AI sięga do feedów, kampanii i połączeń z systemami zewnętrznymi wyłącznie z uprawnieniami zalogowanego Użytkownika.
4. Pamięć asystenta i jej wyszukiwanie są zawsze ograniczone do danego Konta. Nie istnieje wspólna pula wiedzy budowana z rozmów różnych klientów.
5. W obrębie jednego Konta pamięć asystenta jest wspólna dla wszystkich jego projektów. Agencjom, które chcą pełnej separacji danych swoich klientów, rekomendujemy założenie osobnego Konta dla każdego klienta.

9. Dostęp do historii rozmów

Dostęp do historii rozmów mają:

1. autor rozmowy;
2. inne osoby na Koncie klienta, w zakresie wynikającym z uprawnień nadanych w Sembocie;
3. pracownicy Sembota wyłącznie w ramach upoważnionych ról: administracji technicznej (utrzymanie i diagnostyka) oraz supportu (obsługa zgłoszeń klienta).

Każdy odczyt treści rozmowy przez personel Sembota jest rejestrowany (czas, źródło i zakres odczytu). Rejestr przechowujemy przez 3 lata.

10. Okresy przechowywania i usuwanie danych

1. Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie usunąć rozmowę. Usuwane są wtedy wszystkie powiązane dane: treść, pliki, zapis sesji oraz informacje, które trafiły z tej rozmowy do pamięci asystenta. Usuwane są również wyniki analizy jakości tej rozmowy, chyba że wnioski z niej zostały wcześniej zapisane w bazie wiedzy.
2. Użytkownik może także usuwać pojedyncze wpisy pamięci asystenta.
3. Na żądanie zgłoszone do supportu lub do IOD ([email protected]) usuwamy wszystkie dane Marketera AI powiązane z Kontem. Dane w kopiach zapasowych wygasają zgodnie z cyklem ich przechowywania, najpóźniej po 12 miesiącach.

11. Prawa Użytkownika, kontakt i zmiany Polityki

1. W zakresie danych osobowych Użytkownikowi przysługują prawa wynikające z RODO, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Szczegóły opisuje Polityka prywatności Sembota.
2. Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. Pytania dotyczące Marketera AI można kierować na adres [email protected]. W sprawach ochrony danych osobowych prosimy o kontakt z IOD: [email protected].
4. Sembot może zmieniać niniejszą Politykę, w szczególności w związku z rozwojem Marketera AI lub zmianą przepisów. O istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników w aplikacji Sembot. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod Marketerem AI.
5. Polityka wchodzi w życie 13 października 2026 r.